В каких случаях в организации вводится суммированный учет рабочего времени? Как начисляется зарплата при таком способе учета рабочего времени? Как рассчитываются отпускные и больничные? Ответы на эти вопросы – в нашей статье.

Когда вводится суммированный учет рабочего времени?

Если в организации по условиям производства или при выполнении отдельных видов работ не может быть соблюдена ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени, вводится суммированный учет рабочего времени. Это делается для того, чтобы продолжительность рабочего времени за учетный период не превышала нормального числа рабочих часов.

Какой период времени считать учетным – решает сама организация. Это может быть месяц, квартал, полугодие. В крайнем случае – год (ст. 104 ТК РФ).

Единственный случай, когда суммированный учет рабочего времени обязателен, – это вахтовый метод работы (ст. 300 ТК РФ).

Во всех остальных случаях суммированный учет рабочего времени вводится по усмотрению руководства организации. Причем он может вводиться как для всех сотрудников, так и для определенных категорий работников.

Оплата труда при суммированном учете рабочего времени

Обычно при суммированном учете рабочего времени применяется повременная система оплаты труда: устанавливается определенный размер часовой тарифной ставки или должностной оклад.

Если установлена часовая тарифная ставка

В этом случае зарплата за месяц рассчитывается по формуле:

Зарплата = часовая тарифная ставка Х количество часов, отработанных за месяц

Пример 1

Часовая тарифная ставка работника – 150 руб. Согласно графику сменности, он работает сутки через трое. В октябре 2008 года сотрудник отработал полную норму по графику – 8 рабочих смен.

Таким образом, зарплата работника за октябрь составит:

150 руб. Х 8 смен Х 24 ч = 28 800 руб.

Если установлен должностной оклад

В этом случае, если работник полностью отработает все смены по графику, он получает установленный ему должностной оклад. Если же месяц отработан не полностью, оплату производят согласно отработанному времени по формуле:

Зарплата = часовая тарифная ставка Х количество часов, отработанных за месяц

При этом часовая тарифная ставка рассчитывается исходя из нормативного количества рабочих часов в месяце по формуле:

Часовая тарифная ставка = должностной оклад : нормативное количество часов в месяце

А нормативное количество рабочих часов в месяце может быть рассчитано на основании нормы рабочего времени в часах:

– в текущем году;

– в учетном периоде;

– в данном месяце.

Пример 2

Должностной оклад работника – 20 000 руб. Согласно графику сменности, сотрудник работает сутки через трое. В октябре 2008 года он отработал всего 6 смен, пропустив 2 смены из-за болезни.

Рассчитаем его зарплату за октябрь, если часовая тарифная ставка исчисляется исходя из нормы рабочего времени, установленной на месяц.

Норма рабочего времени в октябре в соответствии с производственным календарем на 2008 год при 40-часовой рабочей неделе составляет 184 часа.

Таким образом, часовая тарифная ставка работника составит:

20 000 руб. : 184 ч = 108 руб. 70 коп.

Тогда зарплата за октябрь будет равна:

108 руб. 70 коп. Х 6 смен Х 24 ч = 15 652 руб. 80 коп.

Оплата за сверхурочную работу

Если за учетный период работник отработал больше нормального числа рабочих часов, такая работа признается сверхурочной (ст. 99 ТК РФ). Первые два часа сверхурочной работы оплачиваются не менее чем в полуторном размере, последующие часы – не менее чем в двойном (ст. 152 ТК РФ). Но это минимальный размер оплаты. Организации, исходя из своих финансовых возможностей, могут оплачивать сверхурочную работу и в большем размере.

Но обратите внимание: расчет количества сверхурочных часов (и соответственно их оплата) возможен только по окончании учетного периода. А это может быть месяц, квартал или даже год.

Пример 3

Норма рабочего времени за III квартал 2008 года, согласно производственному календарю, составляет 528 часов. Однако сотрудник отработал 550 часов, в том числе:

– в июле – 190 часов;

– в августе – 180 часов;

– в сентябре – 180 часов.

Итак, сверхурочно сотрудник отработал 22 часа (550 – 528). Из них 2 часа оплачиваются в полуторном размере, а 20 часов – в двойном.

Предположим, что часовая тарифная ставка работника установлена в размере 150 руб.

Рассчитаем его зарплату за III квартал.

Итак, зарплата за июль составит:

150 руб. Х 190 ч = 28 500 руб.

За август:

150 руб. Х 180 ч = 27 000 руб.

За сентябрь зарплата будет равна:

150 руб. Х 180 ч = 27 000 руб.

Доплата за сверхурочную работу будет равна (поскольку в месяце, когда у сотрудника была переработка, он уже получил оплату в одинарном размере, теперь мы должны рассчитать ему повышенную оплату с коэффициентами 0,5 и 1):

150 руб. Х 2 ч Х 0,5 + 150 руб. Х 20 ч Х 1 = 3150 руб.

Поэтому всего за сентябрь работнику начислят:

27 000 руб. + 3150 руб. = 30 150 руб.

Правда, вместо повышенной оплаты по желанию сотрудника работодатель может предоставить ему за сверхурочную работу дополнительное время отдыха, но не менее времени, отработанного сверхурочно (ст. 152 ТК РФ). В этом случае работа, выполненная сверхурочно, оплачивается в одинарном размере.

Расчет среднего заработка

Чтобы выплатить работнику отпускные или компенсацию за неиспользованные отпуска, нужно рассчитать средний заработок. При этом рассчитывается средний дневной заработок, как это установлено в статье 139 ТК РФ. Средний дневной заработок исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной зарплаты на 12 и на 29,4 (среднемесячное число календарных дней). О том, что при оплате отпуска средний заработок при суммированном учете рабочего времени нужно рассчитывать именно так, разъяснено в письме Роструда от 28 июля 2008 г. № 1730-6-0.

Пример 4

Работник компании уходит в отпуск с 17 ноября 2008 года сроком на 14 календарных дней. Оклад сотрудника составляет 25 000 руб.

Расчетный период – с 1 ноября 2007 года по 31 октября 2008 года. Предположим, что он отработан полностью. За этот период зарплата работника равна 300 000 руб. (25 000 руб. Х 12 мес.).

Тогда средний заработок составит:

300 000 руб. : 12 мес. : 29,4 = 850 руб. 34 коп.

А сумма отпускных будет равна:

850 руб. 34 коп. Х 14 дн. = 11 904 руб. 76 коп.

Но чаще всего бывает, что расчетный период отработан не полностью.

Так, из него исключается время и начисленные за это время суммы, если, например:

– за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством;

– он получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;

– он не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника.

Это указано в пункте 5 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (утверждено постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922).

Тогда средний дневной заработок исчисляется так. Зарплата за расчетный период делится на 29,4, умножается на количество полных календарных месяцев, и на количество календарных дней в неполных календарных месяцах.

При этом количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления 29,4 на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце. Чтобы определить этот показатель, из общего количества календарных дней в данном месяце нужно вычесть календарные дни, которые приходятся на время, исключаемое из расчетного периода. При этом не имеет значения, сколько рабочих часов сотрудник фактически отработал в том или ином рабочем дне и сколько ему было предоставлено выходных.

Такой расчет прописан в пункте 10 Положения № 922.

Пример 5

Работнику с 19 ноября 2008 года предоставляется очередной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Расчетный период – с 1 ноября 2007 года по 31 октября 2008 года.

Сотрудник отработал полностью время с ноября 2007 года по сентябрь 2008 года включительно. А вот в октябре 2008 года он болел 18 дней.

Предположим, что за ноябрь–сентябрь работнику начислили зарплату в размере 150 000 руб., а в октябре (без учета оплаты по больничному) – 12 600 руб.

Рассчитаем отпускные работнику.

Но сначала нам нужно подсчитать количество календарных дней в неполном календарном месяце. Оно равно:

29,4 : 30 дн. Х (30 дн. – 18 дн.) = 11,76 дн.

Таким образом, среднедневной заработок работника равен:

(150 000 руб. + 12 600 руб.) : (29,4 Х 11 мес. + 11,76 дн.) = 485 руб. 14 коп.

А за время отпуска ему полагается:

485 руб. 14 коп. Х 28 дн. = 13 583 руб. 92 коп.

Для поощрения сотрудников многие фирмы выплачивают им премии. Рассчитывая отпускные, нужно помнить следующие правила учета премий.

1. Ежемесячные и квартальные премии учитываются при расчете отпускных, если они начислены в расчетном периоде. Причем можно учесть не более одной выплаты за каждый показатель за каждый месяц расчетного периода. Например, за 12 месяцев расчетного периода можно учесть не более 12 ежемесячных и не более четырех квартальных премий.

2. Годовые премии и вознаграждения, начисленные за предшествующий год, входят в расчет независимо от времени их выплаты. К примеру, даже если работник уходит в отпуск в мае 2008 года, в расчет нужно включить премию за 2007 год, начисленную в мае 2008 года.

3. Если расчетный период отработан не полностью, поощрительные выплаты (ежемесячные, квартальные, годовые) включаются в расчет отпускных пропорционально отработанному времени. Если, конечно, они уже не начислены за фактически отработанное время. Такие разъяснения приведены в письме Минздравсоцразвития России от 5 марта 2008 г. № 535-17.

Но бывают случаи, когда за работником сохраняется средний заработок и это не связано с отпуском или компенсацией за его неиспользование. Например, при направлении в командировку, при сдаче крови, прохождении медосмотра. Тогда для исчисления среднего заработка используется средний часовой заработок. Он рассчитывается путем деления суммы зарплаты, фактически начисленной за отработанные часы в расчетном периоде, включая премии и вознаграждения, на количество часов, фактически отработанных в этот период (п. 13 Положения № 922).

Пример 6

Работник организации, которому установлен суммированный учет рабочего времени, направлен в служебную командировку с 17 по 21 ноября 2008 года. В соответствии с графиком работы он должен был отработать в командировке 30 часов.

За расчетный период (с 1 ноября 2007 года по 31 октября 2008 года) работнику начислена зарплата в размере 235 000 руб., количество часов, отработанных в этом периоде, – 1990. Предположим, что иных выплат (премий и вознаграждений) в расчетном периоде не было.

Итак, средний часовой заработок сотрудника составит:

235 000 руб. : 1990 ч = 118 руб. 9 коп.

Значит, за время командировки работнику будет начислена зарплата в размере:

118 руб. 9 коп. Х 30 ч = 3542 руб. 70 коп.

© "Бухгалтерия и кадры", №12, 2008