Практически каждая сделка заключается в результате предварительных переговоров. Чтобы провести благоприятное впечатление на партнеров в ходе деловой встречи, компания должна организовать ее на высоком уровне. А это значит – потратиться на еду, напитки, транспортное обслуживание и т.п.   

Организуя встречи или переговоры, предприятие несет определенные затраты. Это так называемые представительские расходы. В Налоговом кодексе РФ содержится перечень затрат, которые относят к представительским. Это расходы на:

– проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для людей, участвующих в переговорах;

– транспортное обеспечение доставки этих людей к месту мероприятия и обратно;

– буфетное обслуживание во время переговоров;

– оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате фирмы.

По мнению чиновников, этот перечень является закрытым, и иные виды затрат представительскими не считаются.

Представительские расходы в налоговом учете – это нормируемые затраты (п.2 ст. 264 НК РФ). Их включают в состав налоговых расходов фирмы в размере, не превышающем четырех процентов от расходов на оплату труда за данный отчетный (налоговый) период.

Какие бумаги оформить…

Четкого перечня бумаг, которые необходимо оформить, чтобы подтвердить представительские расходы, в Налоговом кодексе нет. Нет такого перечня и в других нормативных документах. Однако время от времени советы по этому вопросу дают представители фискальных органов. Подобную рекомендацию дали московские налоговики (письмо УФНС России по г. Москве от 12 апреля 2007 г. № 20-12/034115). По мнению чиновников, такими документами могут быть:

– приказ (распоряжение) руководителя об осуществлении расходов на представительские цели;

– смета представительских расходов;

– первичные документы, подтверждающие стоимость использованных товаров для представительских мероприятий, услуг сторонних организаций, например организаций общественного питания, и т.п.;

– акт о понесенных представительских расходах, подписанный руководителем (здесь должны быть указаны конкретные суммы тех или иных затрат);

– отчет о представительских расходах (составляется конкретно по проведенным мероприятиям).

Причем, если в акте указываются суммы понесенных затрат, то отчет призван свидетельствовать о факте состоявшегося мероприятия. Поэтому в отчете отражают:

– цель представительских мероприятий и результаты их проведения;

– дату и место проведения;

– программу мероприятий;

– состав приглашенной делегации;

– участников принимающей стороны;

– величину расходов на представительские цели.

Чтобы избежать возможных претензий при налоговой проверке, рекомендацию налоговиков лучше принять к сведению и соответствующие документы оформить.

И еще. Расчет нормативной величины представительских расходов также нужно подтвердить на бумаге. Таким подтверждением может быть бухгалтерская справка-расчет.

НАША СПРАВКА

По мнению чиновников, представительские расходы, не давшие результата, нельзя учесть в составе налоговых затрат. Ведь в этом случае, считают фискалы, расходы не могут быть признаны экономически обоснованными. Поэтому, если вы хотите избежать споров с проверяющими, отражать в налоговом учете лучше лишь те представительские, которые привели к заключению сделки. Хотя справедливости ради отметим: в судах такой подход, как правило, не находит поддержки. Обычно арбитры считают, что само намерение заключить с потенциальным партнером выгодный договор – и есть экономическое обоснование представительских. А увенчалась встреча успехом или нет, значения не имеет.

…и как это сделать

Оформлять бумаги, подтверждающие представительские расходы, нужно в определенной последовательности. Подготовку соответствующих документов можно условно разбить на три этапа. Это оформление:

– общих документов, регламентирующих направление средств на представительские расходы;

– документов, связанных с конкретным мероприятием;

– документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств.

Этап первый: смета и приказ

Главный документ, оформляемый на первом этапе, – это, как правило, смета представительских расходов на отчетный год. Она утверждается протоколом общего собрания учредителей (ст. 33 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», ст. 48 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).

На основании этой сметы руководитель компании издает внутренние организационно-распорядительные документы. Это, как правило, приказы, регламентирующие:

– перечень сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет на представительские цели;

– порядок выдачи подотчетных сумм на такие расходы;

– порядок документального оформления и списания подотчетных сумм по представительским расходам.

Кроме того, соответствующие положения об учете представительских расходов могут быть закреплены и в учетной политике компании.

Отдельным приказом могут быть утверждены и нормы для различных видов представительских расходов (в соответствии со сметой, принятой учредителями). Вот примерный образец такого приказа:

ООО «Энергостроймонтаж»

Приказ № 3

О представительских расходах ООО «Энергостроймонтаж» на 2008 год

1 января 2008 г.                                                                                                      г. Москва

Приказываю:

1. Установить на 2008 год следующие нормы представительских расходов:

Вид представительских расходов	Расходы на одного человека в день, руб.
Проведение официального приема (завтрак, обед, ужин или другое аналогичное мероприятие)	до 1500
Транспортное обслуживание	до 800
Буфетное обслуживание во время переговоров (включая напитки)	до 600
Оплата услуг переводчиков (при приеме иностранных делегаций): – для руководителя делегации; – для членов делегации (из расчета 1 переводчик на 5 человек)	до 500 до 400

2. Назначить ответственным за представительские расходы, правильное и своевременное оформление оправдательных документов коммерческого директора Е.Н. Воскресенского.

3. Поручить Е.Н. Воскресенскому обеспечить предоставление отчета о каждом проведенном представительском мероприятии не позднее трех дней после его завершения.

Директор ООО «Энергостроймонтаж»                           Инокентьева                                    Т.Г. Инокентьева

Этап второй, организационно – подготовительный

На втором этапе оформляются документы, связанные с подготовкой того или иного конкретного мероприятия. Как правило, это опять же приказ руководителя организации:

– о назначении ответственного за проведение официальной встречи (переговоров);

– о направлении приглашений на встречу.

Этот документ обязательно должен отражать цель прибытия представителей сторонней организации. Например, проведение переговоров в рамках уже заключенного контракта либо установление новых деловых связей.

Вот образец такого приказа:

ООО «Энергостроймонтаж»

Приказ № 43

Об организации встречи с представителями компании «Кабельные сети»

12 июня 2008 г.                                                                                                      г. Москва

В целях расширения рынка сбыта и увеличения объема продаж приказываю:

1. Организовать в период с 19 по 20 июня 2008 года в помещении ООО «Энергостроймонтаж» переговоры с представителями ООО «Кабельные сети» по вопросу увеличения объема закупок в рамках заключенного контракта от 05.04.2008 № 15/834. Тема переговоров: увеличение объемов закупок и объемов продаж металлического кабеля большого и сверхбольшого диаметра, производимого ООО «Кабельные сети».

2. Ответственным за организацию и проведение встречи назначить коммерческого директора Е.Н. Воскресенского.

3. Поручить Е.Н. Воскресенскому обеспечить подготовку сметы представительских расходов на данное мероприятие, с учетом участия в переговорах по три представителя с каждой стороны.

4. Поручить Е.Н. Воскресенскому обеспечить подготовку приглашений и информирование представителей компании «Кабельные сети» о месте и времени встречи.

Директор ООО «Энергостроймонтаж»                           Инокентьева                                    Т.Г. Инокентьева

Также необходимо составить программу встречи с указанием даты, места, сроков проведения и количества приглашенных лиц и участников со стороны организации и со стороны приглашенных.

Кроме этих документов в бухгалтерию должна быть представлена утвержденная руководителем смета представительских расходов для проведения данного мероприятия. Она составляется на основании применяемых в организации норм расхода средств на представительские траты. После утверждения такой сметы подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру выдаются деньги под отчет, а в случае необходимости – оплачиваются соответствующие счета по безналичному расчету.

Этап третий: отчет

Третий, и последний, этап предусматривает оформление документов работником, ответственным за проведение деловой встречи. Это отчет о проведении мероприятия и акт о понесенных расходах с оправдательными документами.

Если товары (услуги) на представительские цели приобрел подотчетник, оправдательными будут являться документы, выданные этому человеку соответствующими организациями (например, кассовые и товарные чеки, акты приема-передачи товаров (оказанных услуг), счета-фактуры и т. п.), а также авансовый отчет об использовании подотчетных сумм.

Продукция собственного производства или покупные товары должны передаваться на представительские цели на основании соответствующих первичных документов с указанием видов и стоимости имущества (например, товарно-транспортная накладная, требование-накладная и т. п.). Если компания сама изготовила товары, направленные на представительские цели (например, какие-либо блюда приготовлены собственными силами – буфетом, столовой), расходы должны подтверждаться соответствующей калькуляцией.

Если же фирма заключила договор со сторонней организацией (например, с предприятием общественного питания) документальным подтверждением представительских расходов будут служить этот самый договор, а также счет-заказ и акт выполненных работ (оказанных услуг). Само собой разумеется, что для вычета «входного» НДС понадобится счет-фактура, а также бумаги, свидетельствующие об оплате услуг.

Обратите внимание и на такой важный нюанс. Очень много вопросов вызывает порядок признания расходов на приобретение алкогольной продукции для проведения официального приема. Причем такие товары могут закупаться как в розничной сети, так и при буфетном обслуживании.

Сразу скажем, что формальных оснований для того, чтобы исключить такие расходы из состава представительских, нет. Согласен с этим и Минфин России (см. письмо от 16 августа 2006 г. № 03-03-04/4/136). Дело в том, что пункт 2 статьи 264 НК РФ не содержит каких-либо ограничений в отношении перечня продуктов, используемых в представительских целях. В частности, это распространяется и на спиртные напитки. Конечно, все сказанное справедливо только при соблюдении всех необходимых требований, а также при надлежащем документальном оформлении подобных затрат.

НАША СПРАВКА

Бумаги, подтверждающие факт представительских расходов, являются первичными документами. А раз так, при их оформлении должны соблюдаться все требования, предъявляемые к оформлению первичных документов (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Иными словами, они должны содержать все обязательные реквизиты первичного документа, а именно:

– наименование документа;

– дату составления документа;

– наименование организации, от имени которой составлен документ;

– содержание хозяйственной операции;

– измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

– наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

– личные подписи указанных лиц.

Образец отчета о проведенном мероприятии:

ООО «Энергостроймонтаж»

 

«Утверждаю»

директор ООО «Энергостроймонтаж»

Т.Г. Инокентьева

23 июня 2008 г.

Отчет

о проведенных деловых переговорах

1. Настоящим подтверждаю, что в период с 19 по 20 июня 2008 года в помещении ООО «Энергостроймонтаж» состоялись переговоры с представителями ООО «Кабельные сети».

2. Тема переговоров: увеличение объемов закупок и объемов продаж металлического кабеля большого и сверхбольшого диаметра, производимого ООО «Кабельные сети».

3. В переговорах приняли участие:

Со стороны ООО «Энергостроймонтаж»:

Т.Г. Иннокентьева,

О.В. Григоренко,

Е.Н. Воскресенский.

Со стороны ООО «Кабельные сети»:

А.В. Алексеев,

О.О. Мирошниченко,

Г.П. Петросян.

4. В соответствии с программой встречи были проведены следующие мероприятия.

19 июня 2008 года

9.00–12.00      Переговоры.

12.00–13.00    Официальный обед.

14.00–17.00    Осмотр складских и торговых помещений ООО «Энергостроймонтаж», ознакомление участников переговоров со схемой и процессом продаж.

20 июня 2008 года

9.00–12.00      Переговоры.

14.00–17.00    Официальный обед и заключительный прием по поводу состоявшихся переговоров.

Коммерческий директор ООО «Энергостроймонтаж» Воскресенский                      Е.Н. Воскресенский

© "Бухгалтерия и кадры", №5, 2008