Если компания выплатила пособие по больничному, в котором есть ошибки, специалисты ФСС России при проверке их непременно обнаружат. А этот расход они сочтут нецелевым и к зачету не примут.

Форма листка нетрудоспособности утверждена приказом Минздравсоцразвития от 16 марта 2007 г. № 172. Порядок его заполнения прописан в приказе министерства от 1 августа 2007 г. № 514 «О порядке выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности», далее – Порядок.

Назначенные пособия работодатели выплачивают за счет средств бюджета Фонда социального страхования РФ. Поэтому Фонд обязан контролировать, а организация обязана расходовать эти средства правильно и нести за это ответственность (п. 10 Положения о Фонде социального страхования Российской Федерации, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 12 февраля 1994 г. № 101, далее – Положение).

Тот, кто хоть однажды проходил проверку соцстраха, знает, что особое внимание ревизоры уделяют тому, как заполнены оплаченные больничные листы. И если они находят ошибки, то выплаченные по ним пособия исключают из состава подтвержденных расходов на цели социального страхования (п. 18 Положения).

Поэтому не стоит принимать принесенный сотрудником больничный лист, не глядя. Его следует внимательно изучить и постараться выявить все, к чему могут придраться ревизоры из ФСС России И не принимать к оплате документ с ошибками до тех пор, пока они не будут исправлены. Если ошибку обнаружат проверяющие, исправить ее, конечно, будет можно, но вот зачесть выплаченное пособие можно будет только с разрешения суда.

Кроме того, листок нетрудоспособности – это еще и первичный учетный документ строгой отчетности. Поэтому, оформленный с ошибками, он не может быть принят к оплате по закону о бухгалтерском учете от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

Если бухгалтер видит, что листок нетрудоспособности оформлен неправильно, его не следует принимать к оплате до тех пор, пока не будут внесены необходимые исправления.

Ведь из-за ошибок ФСС России не зачтет выплаченные работнику суммы

Бланк больничного листа, как известно, имеет две стороны – лицевую и оборотную. Лицевую заполняет выдавшее его лечебное учреждение, оборотную – страхователь-работодатель. Ошибки могут быть допущены при заполнении как той, так и другой стороны.

Проверяем лицевую сторону

Очевидно, что знать общие правила заполнения реквизитов лицевой стороны листка полезно и кадровику, и бухгалтеру. Это даст им возможность, обнаружив ошибки в больничном, отправить работника в лечебное учреждение исправлять их.

Так, врач может ошибиться при написании личных данных человека – перепутать буквы фамилии или написать инициалы вместо имени и отчества. То же и в наименовании организации. Если врач ошибся хоть в одной букве, проверяющие сочтут, что больничный лист выписан на другую организацию.

Нельзя принимать листок нетрудоспособности, выписанный не по назначению. Например, от совместителя, который предъявляет листок нетрудоспособности, выписанный по его основному месту работы (или наоборот).

Очень серьезной ошибкой является то, что врач, например, сразу выдал больничный более чем на 10 дней (до следующего осмотра пациента). Или продлил его единолично на срок больше, чем 30 дней (без отметки о решении клинико-экспертной комиссии (п. 12 Порядка)). Подобные ошибки врачей считают уже нарушением не порядка оформления документа, а порядка его выдачи. А это может быть связано с необоснованностью выдачи самого больничного. То есть может быть поставлен под сомнение сам факт страхового случая. Заметим, что обнаруженные ревизорами из ФСС России нарушения порядка выдачи листков нетрудоспособности нередко провоцирует проверки лечебных учреждений, выдавших такие документы.

В нужных местах листка нетрудоспособности (в правом верхнем и правом нижнем углах лицевой стороны документа) должны стоять печати выдавшего его лечебного учреждения. Если их нет, сотруднику надо подойти в регистратуру и попросить администратора поставить их.

Не составит труда также прочеркнуть незаполненные строки таблицы освобождения от работы.

Диагноз теперь не пишут. Но «указать причину нетрудоспособности...» нужно обязательно: заболевание, травма, несчастный случай на производстве, уход за больным членом семьи и др. Нужное врач должен подчеркнуть, а то, что подчеркнуто, он должен вписать строкой ниже.

Без указания этих причин можно ошибиться как при назначении пособия, так и при установлении его продолжительности. Например, если это пособие «по уходу» или по несчастному случаю на производстве.

Считаем дни ухода

Общую продолжительность больничных по уходу за конкретным членом семьи сотрудника в течение календарного года организация должна контролировать. В частности, если на больничный по уходу за ребенком уходит родитель, у которого несколько детей, нужно отслеживать периоды его ухода за каждым ребенком. Ведь в течение года можно получить такое пособие за ограниченное количество дней – в зависимости от возраста ребенка.

Поэтому после указания причины нетрудоспособности «уход за больным членом семьи» в свободной строке врач должен указать его фамилию, имя, возраст.

При оплате больничных по уходу организация должна в течение календарного года контролировать общую продолжительность таких больничных относительно конкретных членов семей конкретных работников

Если этих данных в больничном нет, вести такой персональный учет невозможно. А если его не вести, то пособие по уходу можно переплатить.

Поясним на примере.

Пример

У сотрудницы ООО «Волна» Волгиной М.П. двое детей – 3 и 11 лет. С января по октябрь дети болели, и она брала больничный лист по уходу за ними. Общая продолжительность временной нетрудоспособности по уходу за 3-летним ребенком за этот период составила 42 календарных дня, а за 11-летним ребенком – 38 календарных дней.

Затем работница представила в бухгалтерию организации еще два больничных листа – на 10 календарных дней по уходу за младшим ребенком (в ноябре) и на 11 календарных дней по уходу за старшим ребенком (в декабре).

С учетом последнего больничного листа суммарная продолжительность дней ухода за 3-летним ребенком – 52 календарных дня (42 дн. + 10 дн.). Это не превышает установленной нормы – 60 календарных дней за год. Значит, дни ухода за младшим ребенком по ноябрьскому больничному листу нужно оплатить полностью.

А вот суммарное количество дней ухода за 11-летним ребенком с учетом последнего больничного листа составило 49 календарных дней (38 дн. + 11 дн.). Установленная норма ухода за детьми такого возраста – 45 календарных дней за год. Она превышена на 4 дня (49 дн. – 45 дн.). Значит, декабрьский больничный лист Волгиной можно оплатить только за 7 дней (11 дн. – 4 дн.).

Все просто, если болеет один ребенок, и в больничном врач проставил его возраст.

Но если сначала заболевает один ребенок, а затем в период болезни первого – второй, третий и т.д., врач выдает один больничный, который продлевает до выздоровления всех детей (п. 40 Порядка). Как вести контроль продолжительности пособий в этой ситуации?

Это будет не возможно, если врач в листке нетрудоспособности не пропишет еще и сроки начала и окончания болезни каждого ребенка. На это тоже нужно обратить при визуальном контроле документа – «претендента» на оплату. И если таких записей нет, придется отправить родителя в поликлинику.

Внимание: несчастный случай

Несчастный случай может произойти с человеком, как в быту, так и на работе. Здесь тоже важно указать правильную причину нетрудоспособности. В первом случае в больничном пишут «травма», во втором – «несчастный случай на производстве». Кроме того, врач должен обязательно указать код травмы.

При несчастном случае на производстве пособие всегда выплачивают в размере 100 процентов среднего заработка и за весь период нетрудоспособности. Если травма бытовая, то пособие считают в зависимости от стажа работника и с ограничением по максимальному размеру (в 2008 году оно составляет 17 250 руб.).

При несчастном случае на производстве пособие всегда выплачивают в размере 100 процентов среднего заработка и за весь период нетрудоспособности. Если травма бытовая, то пособие считают в зависимости от стажа работника и с ограничением по максимальному размеру (в 2008 году оно составляет 17 250 руб.)

Что греха таить, есть компании, которые маскируют несчастные случаи на производстве под бытовые травмы. Договариваются с работниками – чтобы не возражали, с лечебными учреждениями – чтобы написали в листке нетрудоспособности желаемую причину (бывает, что и пишут!). И все для того, чтобы не возиться с расследованием несчастного случая на производстве и не собирать большого количества документов для ФСС России. Тем более, считают они, от такой замены его бюджет не пострадает, а может даже выиграть.

Советуем так не делать.

Во-первых, может пострадать сам «пострадавший» – получить меньше денег. Кроме того, где гарантия, что в дальнейшем у него не проявятся последствия перенесенной производственной травмы? Ведь в таких случаях он будет претендовать на ежемесячные социальные выплаты в связи с трудовым увечьем. И если работник обратится в соцстрах за такой выплатой, а в первоначальном больничном написана другая причина нетрудоспособности, ни работодателю, ни лечебному учреждению, выдавшему сфальсифицированный больничный, не удастся избежать расследования Фонда.

Во-вторых, надо помнить, что пособия «бытовые» и «производственные» оплачиваются из разных бюджетов Фонда. Первые – за счет единого социального налога, зачисляемого в бюджет Фонда социального страхования РФ, части единых «спецрежимных» налогов и добровольных взносов физических лиц, страхующих сами себя. Вторые – из взносов по «травматизму», перечисляемых работодателями в бюджет Фонда.

Пособия по общему заболеванию и производственному травматизму оплачиваются из разных бюджетов ФСС России

Поэтому, если рано или поздно выяснится, что под бытовой травмой замаскирован несчастный случай на производстве, такой расход признают не обоснованным.

Заполняем оборотную сторону

Оборотную сторону листка нетрудоспособности заполняет работодатель. В частности, раздел первый бланка заполняет структурное подразделение, второй – кадровая служба, третий – бухгалтерия.

Если в первом разделе оборотной стороны бланка не окажется отметок о виде трудового договора (постоянная или срочная работа) и о сроке срочного трудового договора, можно ошибиться при назначении и выплате пособия. Ведь если этот срок до 6 месяцев, то его можно выплатить не более чем за 75 календарных дней (ст. 6 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ, далее – Закон).

Во втором разделе отмечают продолжительность страхового стажа (год, месяц, дни). Известно, что стаж для расчета пособия нужно считать только по периодам работы, записи о которых есть в трудовой книжке работника, и по документам, подтверждающим другие периоды работы, включаемые в страховой стаж (ст. 16 Закона). При этом важно избежать такой ловушки. Если несколько периодов, засчитываемых в страховой стаж, совпадают по времени, важно не сложить их, а учесть только один из них. Работник должен сам сделать выбор и написать заявление.

Ну, а в третьем разделе могут быть ошибки бухгалтера, производящего расчет суммы пособия к выплате.

Исправляем, чтобы не потерять

Итак, нужно постараться исправить все ошибки и описки, какие удалось обнаружить до того, как листок нетрудоспособности пойдет на оплату. Ведь во время проверки Фондом это сделать будет нельзя.

То, что зачеркнуто или исправлено, врач должен заверить записью «исправленному верить», поставить свою подпись и печать медицинской организации.

Обратите внимание, это важно: принимать листок, в котором более двух исправлений на лицевой стороне, нельзя. Такой документ считается испорченным. Поэтому работник должен попросить, а медучреждение должно выдать ему новый (п. 58 Порядка).

Это важно: принимать листок, в котором более двух исправлений, нельзя – такой документ считается испорченным. Поэтому работник должен попросить, а медучреждение обязано выдать ему новый листок нетрудоспособности

Ошибку на оборотной стороне больничного, допущенную сотрудником компании-работодателя (например, бухгалтер неправильно рассчитал средний заработок), до проверки Фондом тоже можно исправить. Исправления заверяют подписями директора и главбуха.

Стоит ли спорить?

Предположим, ревизоры закончили проверку. Несколько больничных забраковали, а суммы, выплаченные по ним, сочли не подтвержденными. Что будет дальше?

Если проверенная компания работает на общем режиме и платит ЕСН, свое решение проверяющие отправят в налоговую инспекцию. Она и будет доначислять компании ЕСН и пени (п. 8.4 Инструкции).

Если провинившийся –«спецрежимник» (или физлицо), то Фонд может предложить ему заплатить недоимку добровольно. Если получит отказ, то будет взыскивать ущерб в судебном порядке (п. 8.7 Инструкции).

Решения Фонда по результатам проверок – обязательны для исполнения страхователями. Но с ними можно не согласиться и попытаться оспорить в суде (п. п. 8.8, 8.9 Инструкции).

Решения ФСС по результатам проверок – обязательны для исполнения страхователями. Но с ними можно не согласиться и попытаться оспорить в суде

По решению суда ФСС, как правило, признает расходами пособия, выплаченные по больничным, в которых были технические ошибки и описки, после их исправления. А вот ошибки, связанные с нарушением порядка выдачи листка нетрудоспособности, обнаруженные во время проверки, суд может признать не исправимыми, а расходы по такому больничному – не возмещаемыми. Арбитражная практика достаточно богата.

Что же делать с незачтенными пособиями? Оплачивать их компании придется за счет собственных средств.

КОММЕНТИРУЕТ ЮРИСТ

Может ли больничный выдавать частная клиника?

Надежда Божанова, заместитель начальника юридического отдела департамента налогового и юридического консалтинга ЗАО «BKR-Интерком-Аудит»

Обратимся к пункту 2 приказа Минздравсоцразвития России от 1 августа 2007 г. №514 «О порядке выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности». Здесь сказано, что выписывать больничные листы вправе лечащие врачи медицинских организаций, специализированных (противотуберкулезных) санаториев и врачи-частники, независимо от формы собственности – государственной, муниципальной или частной. Важно лишь, чтобы у медицинского учреждения была лицензия на медицинскую деятельность, включая работы (услуги) по экспертизе временной нетрудоспособности.

Заметьте: ФСС России выдает бланки больничных листов только тем организациям, у которых есть такая лицензия (п. 1 Инструкции о порядке обеспечения бланками листков нетрудоспособности, их учета и хранения, утвержденной совместным Приказом Минздрава России и ФСС России от 29 января 2004 г.).

Запрещено выдавать больничные (пункт 3 приказа Минздравсоцразвития России от 1 августа 2007 г. №514) только медикам, которые работают:

– на «скорой помощи»;

– в пунктах переливания крови;

– в приемных отделениях больниц;

– во врачебно-физкультурных диспансерах;

– в бальнеологических лечебницах и грязелечебницах;

– в центрах медицинской профилактики, медицины катастроф, бюро судебно-медицинской экспертизы;

– по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека.

Поэтому, если частная клиника имеет лицензию на такой вид медицинской деятельности, как экспертиза временной нетрудоспособности, то она вправе выдать больничный лист.

© "Бухгалтерия и кадры", [2] №5, 2008