Валерий Романов [2]
Какие документы должен составить индивидуальный предприниматель для защиты персональных данных сотрудников?
Что указывается в положении о персональных данных?
Нужно ли от каждого сотрудника получать согласие на обработку данных?
Информация о физлице, которую бизнесмен получает, принимая сотрудника на работу, относится к персональным данным, а значит, предприниматель должен выполнять требования Федерального закона о персональных данных от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ (далее - Закон № 152-ФЗ), а также помнить о Трудовом кодексе, которым также оговаривается защита персональных данных сотрудника.
Персональные данные в рамках ТК РФ
Информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника, относится к персональным данным. Получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных кодекс называет обработкой персональных данных работника (ст. 85 ТК РФ).
Все персональные данные работника следует получать у него самого. Если информацию можно получить только у третьей стороны, то сотрудника следует уведомить об этом заранее и от него следует получить письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение (п. 3 ст. 86 ТК РФ).
Персональные данные работника содержатся в различных документах (таблица). Задача коммерсанта – обеспечить защиту персональных данных работника от недобросовестного их использования кем-либо или утраты (п. 7 ст. 86 ТК РФ). Кроме того, нельзя забывать о требованиях Закона № 152-ФЗ, который также регулирует вопросы хранения и обработки персональных данных. Никаких специальных систем и сейфов коммерсант приобретать не обязан. Трудовой кодекс предоставляет работодателю свободу: «порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований настоящего кодекса и иных федеральных законов» (ст. 87 ТК РФ). Необходимо документально оформить правила хранения и защиты персональных данных.
Таблица 1
Документы, в которых содержатся персональные данные работников
|
№ п/п |
Вид документа |
Персональные данные сотрудника |
|
1 |
Анкета, другой документ, заполняемый кандидатом на должность при собеседовании |
Анкетные, биографические данные физлица |
|
2 |
Копия паспорта или другого документа, удостоверяющего личность |
ФИО, дата рождения. Адрес регистрации, семейное положение |
|
3 |
Трудовая книжка |
Информация о трудовом стаже, предыдущих местах работы |
|
4 |
Копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования |
ФИО, личные данные |
|
5 |
Документы воинского учета |
Информация о воинской обязанности |
|
6 |
Документы об образовании, квалификации, наличии специальных знаний |
Сведения о квалификации |
|
7 |
Личная карточка (форма № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1) |
ФИО сотрудника, место его рождения, состав семьи, образование, данные документа, удостоверяющего личность, другие сведения |
|
8 |
Копии свидетельств о заключении брака, рождении детей |
Состав семьи, изменения в семейном положении |
|
9 |
Справка о доходах с предыдущего места работы |
ФИО, данные о доходе и удержанном НДФЛ |
|
10 |
Трудовой договор |
Сведения о должности, зарплате, месте работы, рабочем месте, другие персональные данные |
|
11 |
Приказы по личному составу |
Информация о приеме на работу, переводе, увольнении, назначениях, других событиях, связанных с трудовой деятельностью |
Положение о персональных данных
В первую очередь коммерсант должен составить внутренний документ, где будут урегулированы вопросы хранения и обработки сведений о сотрудниках – положение о персональных данных работников. Разработать внутренний регламент требует и Закон № 152-ФЗ. Каких-либо требований или унифицированной формы положения нет, исходя из требований законодательства основные разделы, положения приведены в таблице 2.
Положение утверждается приказом коммерсанта. Затем все работники под роспись должны быть ознакомлены с этим документом. Можно сделать отдельный журнал (лист) со списком сотрудников, где каждый напротив свой фамилии поставит подпись и дату. Для работников, которые будут оформляться после утверждения положения, факт ознакомления можно зафиксировать в тексте трудового договора.
Далее следует установить перечень сотрудников, которым будет разрешен доступ к персональным данным. Для этого необходимо составить отдельный приказ, где будет названо лицо, ответственное за сбор, обработку, хранение персональных данных (либо оформить это назначение отдельным приказом), а также лица, имеющие доступ к информации (должности должны быть прописаны в положении о персональных данных) и перечень данных, которыми вправе пользоваться тот или иной специалист. Многие данные хранятся в электронном виде. Доступ к этой информации должен быть ограничен (пароли доступа, другие средства электронной защиты), но это не все – необходимо составить список лиц, имеющих доступ к базам данных. Поэтому придется составить либо еще один приказ, либо указать лиц, имеющих доступ к информации в электронном виде в общем приказе.
Сотрудники, получившие доступ к персональным данным других работников, обязаны не разглашать информацию. Проследить за этим сложно, но обезопасить себя коммерсант сможет, если получит от работника письменное обязательство о неразглашении данных.
Таблица 2
Основные разделы, которые должны содержаться в положении о персональных данных работников
|
№ п/п |
Раздел |
Содержание |
|
1 |
Общие положения |
Цель создания документа (защита данных), вопросы, которые регулирует положение (порядок получения, обработки, хранения), ссылки на нормативные документы, на основании которых разработано положение (Конституция, Трудовой кодекс, Закон о защите персональных данных) |
|
2 |
Понятия и состав персональных данных |
Все определения, связанные с персональными данными («персональные данные», «обработка персональных данных» и др.) можно взять из статьи 3 Закона № 152-ФЗ, а также статьи 85 ТК РФ. Далее перечислить документы, в которых содержатся персональные данные, и перечислить состав персональных данных (анкетные данные, домашний адрес, телефон, сведения о стаже, зарплате и т.п.) |
|
3 |
Обязанности работодателя |
Требования, которые должен соблюдать работодатель, названы в статье 88 ТК РФ, а также статьях 18 – 21 Закона № 152-ФЗ |
|
4 |
Обязанности работника |
Отдельной статьи, регулирующий этот вопрос, нет. Но в числе обязанностей работника можно назвать обязанность передавать работодателю документы, содержащие персональные данные, перечень которых установлен трудовым и налоговым законодательством, а также своевременно сообщать работодателю об изменении персональных данных |
|
5 |
Права работника |
Права работника перечислены в статье 89 ТК РФ |
|
6 |
Обработка персональных данных |
Обработка персональных данных работника – это получение, хранение, комбинирование любое другое использование информации о работнике. Общие требования, которые должны соблюдаться при обработке приводятся в статье 86 ТК РФ, а также в статьях 6 и 9 Закона № 152-ФЗ. Здесь можно указать, что всю информацию работодатель собирает и хранит для трудоустройства и дальнейшего контроля за качеством выполняемой сотрудником работы (или сделать отдельный раздел «Использование персональных данных», где указать цели использования личной информации). Также можно указать сроки хранения документов |
|
7 |
Передача персональных данных |
Порядок передачи персональных данных внутри (это актуально для организаций), сторонним лицам, государственным ведомствам. Здесь перечисляются требования, которые должен соблюдать работодатель при передаче данных. В частности, нельзя сообщать сведения без письменного согласия сотрудника. Исключение – случаи, предусмотренные законодательством (представление сведений о доходах в налоговую, отчет в фонды) |
|
8 |
Доступ к персональным данным |
Оговаривается круг лиц, имеющих доступ к персональным данным (внутренний и внешний). Перечислить сотрудников, имеющих доступ к персональным данным (индивидуальный предприниматель, бухгалтер, сам работник). Достаточно назвать должности, а конкретных лиц утвердить отдельным приказом, указав, к каким именно сведениям тот или иной работник имеет право доступа. Далее следует назвать лиц внешнего доступа, то есть, кому могут быть предоставлены сведения: государственные и негосударственные функциональные структуры (налоговые инспекции, фонды, правоохранительные органы, страховые агентства, подразделения муниципальных органов управления и др.), другие организации (в случае запроса о работающем или уволенном сотруднике, сведения предоставляются с письменного согласия работника; можно еще указать необходимость письменного запроса от организации), родственники и члены семьи (сведения могут быть предоставлены родственникам или членам семьи только с письменного разрешения самого работника) |
|
9 |
Защита персональных данных |
Основные действия работодателя для обеспечения защиты и сохранности сведений: лица, осуществляющие оформление, ведение, хранение информации (только ИП, ИП и бухгалтер, сотрудники отдела кадров); форма хранения (в запирающихся шкафах (сейфах), обеспечивающих защиту от несанкционированного доступа); хранение сведений в электронном виде (персональные компьютеры, защищенные паролем доступа); лица, которые вправе отвечать на письменные запросы о предоставлении информации (только лица, осуществляющие оформление и хранение, либо лица, имеющие доступ в пределах предоставленных полномочий); возможность передачи информации по телефону, факсу, электронной почте (обязательно письменное согласие работника) |
|
10 |
Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональной информации |
Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном Трудовым кодексом и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами (ст. 90 ТК РФ) |
Согласие работника
Обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных, то есть физлица (подп. 1 п. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ). Но существуют случаи, когда согласие не нужно, в частности, когда обработка осуществляется для выполнения обязанностей, возложенных на оператора (работодателя) законодательством (подп. 2 п. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ). Коммерсант как работодатель обрабатывает персональные данные сотрудника для выполнения своих обязанностей, как стороны трудового договора, а именно составление отчетности, представление сведений о доходах, удержание и перечисление налога, то есть выполняет требования закона. Тем не менее, многие работодатели перестраховываются и запрашивают согласие у всех сотрудников, поскольку формулировки Закона № 152-ФЗ нечеткие, а в Трудовом кодексе эта ситуация не оговаривается.
Кроме того, если предполагается какое-либо иное использование персональных данных, выходящее за рамки Трудового кодекса, скажем, размещение информации о сотруднике на стенде или интернет-сайте, использование фамилии сотрудника в его электронном адресе, оформление визитных карточек сотруднику, то согласие лучше получить. Отметим: в согласии работника обязательно должны указываться ФИО и адрес сотрудника и предпринимателя, реквизиты паспорта работника, цель обработки данных (кадровый учет, отчетность); перечень данных, на обработку которых дается согласие; перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие; срок действия согласия, способ отзыва, подпись работника (ст. 9 Закона № 152-ФЗ).
Нужно ли согласие работника, если коммерсант самостоятельно не составляет отчетность, а привлекает сторонних специалистов? Однозначного ответа на данный вопрос нет, разъяснений ведомств тоже. Отдельные налоговые представители требуют предоставить согласие каждого сотрудника и даже предлагают собственный бланк заявления. Конечно, документ лишним не будет и обезопасит от возможных претензий контролеров. Поэтому, если работников немного, согласие лучше получить от каждого. В этом случае в заявлении помимо прочего указывается лицо (нанимаемый специалист, фирма), кому будут предоставляться персональные данные. С другой стороны налоговый агент становится представителем работодателя и, представляя отчетность, действует от его имени, то есть в рамках трудового законодательства. Что касается сохранности сведений, в договоре с привлекаемыми специалистами всегда присутствует пункт о конфиденциальности. Условие о неразглашении сведений можно предусмотреть в трудовых договорах с сотрудниками, которые будут иметь доступ к персональным данным.
Образец
Согласие работника на обработку персональных данных
|
ИП Смирнову А. С. от менеджера Киселевой Е. Н. Заявление на обработку персональных данных
Я, Киселева Елена Николаевна зарегистрированный (ая) по адресу:__г. Москва, ул. Смольная, д. 7, кв. 15 паспорт серия _45 04_ № _123456_, выдан _ОВД «Левобережный» г. Москвы 15.04.2002 даю согласие __Индивидуальному предпринимателю Смирнову Антону Сергеевичу адрес: ___г. Москва ул. Полярная, д. 25, кв. 75 на автоматизированную, а также без использования средств автоматизации обработку следующих персональных данных: ФИО, паспортные данные, дата рождения, должность, адрес регистрации, ИНН, номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования_______________ в целях соблюдения законодательства, обеспечения личной безопасности, контроля выполняемой работы, обеспечения сохранности имущества. Перечень действий с персональными данными: - формирования кадровых документов и выполнения требований Трудового кодекса; - начисления заработной платы, исчисления и уплаты предусмотренных законодательством налогов, сборов и взносов на обязательное социальное страхование; - представления установленной законодательством отчетности в отношении физических лиц, в том числе сведений персонифицированного учета в Пенсионный фонд РФ; - размещения моих фотографий, фамилии, имени, отчества на интернет-сайте. Данное согласие действительно с __1 декабря 2011 года до даты расторжения трудового договора Согласие может быть полностью или частично отозвано субъектом персональных данных на основании его заявления Дата заполнения 1 декабря 2011 года Подпись Киселева
|
Источник: "Современный предприниматель" [3], №12, 2011