Как рассчитывается лимит остатка наличных?

Какими документами оформляются кассовые операции?

Нужно ли коммерсантам оборудовать помещение для кассы?

Утвержден новый порядок ведения кассовых операций (далее – Порядок). Положение Центрального банка РФ от 12 октября 2011 г. № 373-П вступает в силу с 1 января 2012 года и заменит прежний порядок, утвержденный решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22 сентября 1993 г. № 40.

Порядок распространяется не только на юридических лиц (в том числе перешедших на упрощенную систему налогообложения), но и на индивидуальных предпринимателей. К сожалению, составляя документ, обязав коммерсантов соблюдать порядок ведения кассовых операций, разработчики порядка не учли особенности ведения учета ИП, а каких-либо разъяснений в самом порядке нет, да и быть не может.

Теперь, как и юрлица, предприниматели обязаны сдавать наличные в банк. Правда, неясно, как следовать этому требованию, если у коммерсанта нет расчетного счета. Ведь закон разрешает ИП работать, не открывая расчетный счет. Непонятно, что считать излишком наличных в рамках деятельности индивидуального предпринимателя. Ведь на законодательном уровне не разграничено имущество ИП (в том числе денежные средства), используемое в деятельности, и личное имущество коммерсанта как физлица. Наличные, заработанные коммерсантом, принадлежат ему как физлицу и потратить деньги он может на себя или вложить в бизнес. В какой момент деньги, принадлежащие ИП как физлицу, считаются деньгами в кассе? Порядок упускает ситуацию, когда предприниматель работает один, без наемных сотрудников. Вопросов немало, единственно, что четко указано в Порядке – коммерсанты должны его соблюдать. Как выполнить это требование, остается загадкой.

В документе рассмотрен порядок приема и выдачи наличных средств, особенности оформления кассовых документов, порядок выплаты зарплаты, уделено внимание порядку ведения кассовых операций с использованием технических средств, оговаривается порядок ведения кассовых операций платежными агентами.

Оборудование кассы

Все мероприятия по обеспечению сохранности наличных при совершении кассовых операций, хранении и транспортировке денег, а также порядок и сроки проведения проверок фактического наличия денег определяются самим коммерсантом (организацией). Прежние требования об организации помещения для кассы уйдут в прошлое. Коммерсанты самостоятельно будут разрабатывать порядок оборудования кассы, хранения наличных.

Лимит остатка наличных

Как и прежде, для ведения кассовых операций устанавливается максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в кассе в конце рабочего дня. В течение дня сумма наличных может превышать установленное ограничение, но после подведения итога в кассовой книге на конец рабочего дня, лимит должен соблюдаться. Излишек сдается в банк.

Лимит коммерсанты определяют сами. Необходимо издать распорядительный документ (приказ) об установлении лимита. Порядок расчета лимита содержится в Приложении к Порядку. Приказ никуда не передается, а хранится у предпринимателя (в организации).

Расчет лимита возможен по двум формулам. Первая предназначена для тех, кто продает товары (выполняет работы, оказывает услуги) за наличный расчет и основана на объеме поступлений наличных. Вторую формулу возьмут те, кто не рассчитывается с клиентами наличными. Лимит в этом случае определяется исходя из объемов выдачи наличных денег, без учета сумм, предназначенных для выплат зарплаты, стипендий, других выплат сотрудникам.

Неясно, как поступить тем, у кого поступления наличных от покупателей, а также выплаты наличными примерно одинаковы. Какой формулой воспользоваться в подобном случае и можно ли учесть оба фактора, то есть и поступления, и расходы. Каких-либо указаний на этот счет в Порядке нет. Самое простое – сделать два расчета по каждой формуле и выбрать в качестве лимита наибольшую из полученных величин.

Можно ли разработать собственный метод расчета, исходя из особенностей деятельности ИП, обосновав все внутренним приказом? Порядок об этом умалчивает, поэтому можно предвидеть разъяснения чиновников: не указано, значит запрещено. Но, думаем, если подробно обосновать расчеты, и лимит действительно будет соответствовать особенностям деятельности, то доказать свое право на собственный порядок расчета лимита остатка наличных вполне возможно.

Таблица

Расчет лимита остатка наличных денег в кассе

Формула расчета	Комментарий
При наличии поступлений наличных денег за проданные товары (выполненные работы, оказанные услуги) берется формула: L = V / P x Nc	L – лимит остатка наличных денег в рублях; V – объем поступлений наличных за проданные товары (выполненные работы, оказанные услуги) за расчетный период в рублях; Р – расчетный период, за который учитывается объем поступлений наличных денег за проданные товары (выполненные работы, оказанные услуги), в рабочих днях. При выборе периода могут учитываться периоды пиковых объемов поступлений наличных денег, а также динамика объемов поступлений наличных денег за аналогичные периоды прошлых лет. Расчетный период должен быть не больше 92 рабочих дней (для юрлица и предпринимателя); Nc – период времени (в рабочих днях) между днями сдачи в банк наличных, полученных от продажи товаров (выполнения работ, оказания услуг). Период не должен превышать семи рабочих дней, а при расположении юрлица или предпринимателя в населенном пункте, где отсутствует банк, – 14 рабочих дней. В случае действия непреодолимой силы Nc определяется после прекращения действия непреодолимой силы. Например, при сдаче наличных денег в банк один раз в три дня, Nc равен трем рабочим дням. При определении Nc могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности (сезонность работы, режим рабочего времени и др.)
При отсутствии поступлений наличных за проданные товары (выполненные работы, оказанные услуги) берется формула: L = R / P x Nn	L – лимит остатка наличных денег в рублях; R – объем выдачи наличных, за исключением сумм, предназначенных для выплат зарплаты, стипендий и других выплат работникам, за расчетный период в рублях; Р – расчетный период (в рабочих днях), за который учитывается объем выдачи наличных денег. При определении периода можно учитывать периоды пиковых объемов выдачи наличных денег, а также динамику объемов выдачи наличных денег за аналогичные периоды прошлых лет. Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней (для юрлица и предпринимателя); Nn – период времени (в рабочих днях) между днями получения по денежному чеку в банке наличных денег, за исключением сумм, предназначенных для выплат зарплаты, стипендий и других выплат работникам. Указанный период времени не должен превышать семи рабочих дней, а при расположении юридического лица, индивидуального предпринимателя в населенном пункте, в котором отсутствует банк, – 14 рабочих дней

Наличные сверх установленного лимита должны храниться на банковских счетах. Накопление денег сверх остатка допускается в дни выплат зарплат, стипендий, других выплат, включаемых в фонд зарплаты и выплат социального характера. Продолжительность срока выдачи наличных по данным выплатам устанавливается самим коммерсантом и не может превышать пяти рабочих дней, включая день получения наличных с банковского счета на зарплатные выплаты. Кроме того, допускается превышение лимита в выходные, нерабочие праздничные дни, если бизнесмен в эти дни осуществляет кассовые операции.

Наличность на расчетный счет вносит коммерсант или его уполномоченный представитель. Причем, можно не только обратиться непосредственно в банк или организацию, входящую в систему Банка России, уставом которой ей предоставлено право осуществления перевозки, инкассации наличных, а также кассовых операций в части приема и обработки наличных, но и на почту, и передать сумму для зачисления (перечисления или перевода) денег на банковский расчетный счет.

Кассовые операции, то есть прием и выдача наличных осуществляются кассовым или другим работником (кассир). В должностной инструкции устанавливаются соответствующие обязанности и права, с которыми кассир должен быть ознакомлен под роспись. При наличии нескольких кассиров, один из них выполняет функции старшего кассира. В организациях кассовые операции могут проводиться руководителем.

Кассовые операции

Все кассовые операции оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами (кассовые документы). Учет можно вести как на бумажных носителях, так и в электронном варианте.

Кассовые документы оформляются работником, которого определяет коммерсант. Каких-либо требований нет, это может быть кассир, бухгалтер или другой сотрудник. Право того или иного работника составлять кассовые документы подтверждается приказом коммерсанта. В организациях кассовые документы может оформлять руководитель. Здесь возникает еще одна недоработка Порядка. Как поступить ИП, если у них нет наемных сотрудников, в Порядке не рассматривается. Ведь сами коммерсанты не являются бухгалтерами, работниками или руководителями, которые упоминаются в Порядке.

В кассовых документах указывается основание для их оформления и перечисляются прилагаемые подтверждающие документы (расчетно-платежные ведомости, платежные ведомости, заявления, счета, другие документы). Исправления в кассовых документах не допускаются.

У кассира должна быть печать (штамп), содержащая реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции. Что именно относится к реквизитам, не уточняется. Скорее всего, речь идет об обычной печати организации (предпринимателя), которая проставляется на кассовых ордерах. Помимо штампа, у кассира должны быть образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы.

Прием наличных, в том числе от работников, оформляется приходным кассовым ордером. Кассир подписывает ордер, квитанцию к нему и проставляет на ней оттиск штампа. В подтверждение приема наличных вносителю выдается квитанция к ПКО. При ведении расчетов с клиентами с применением ККМ по окончании расчетов (в конце рабочего дня) на основании контрольной ленты, оформляется ПКО на общую сумму принятых наличных.

Выдача наличных под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности коммерсанта, оформляется расходным кассовым ордером. Выдача наличных под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме денег. Работник должен составить заявление в произвольной форме. Руководитель (предприниматель) подписывает это заявление, а также указывает сумму наличных и срок, на который выдаются деньги, и проставляет дату.

Подотчетник обязан в течение трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить авансовый отчет. К отчету прилагаются документы, подтверждающие расходы сотрудника.

Выдача наличных для выплат зарплат, стипендий, других выплат сотрудникам проводится по расходным кассовым ордерам, расчетно-платежным ведомостям, платежным ведомостям. Отметим: выплата зарплаты теперь может осуществляться в течение пяти рабочих дней, а не трех, как было раньше.

Кассовая книга

Учет поступлений и выдачи наличных осуществляется в кассовой книге. Положение обязывает предпринимателей и организации вести кассовую книгу. Записи делаются по каждому ПКО и РКО, оформленному на полученные (выданные) наличные деньги. Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились и записи в кассовую книгу не вносились, то остатком наличных на конец рабочего дня считается остаток в последний из предшествующих рабочих дней, когда кассовые операция проводились. Книга может вестись на бумажном носителе или в электронном виде.

Источник: "Современный предприниматель" [3], №12, 2011