Чтобы к фирме не было претензий со стороны ФСС России при зачете расходов на выплату пособий по больничным листам, страховой стаж работника, получающего пособие, должен быть подтвержден. Каким образом?

Время работы по трудовому договору или государственной службы человека подтверждают правильные записи в его трудовой книжке. А периоды другой своей деятельности сотрудник подтвердит специальными документами.

Правила подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров выплаты по больничному утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 6 февраля 2007 г. № 91 (далее – Правила).

О том, какие периоды деятельности человека составляют его страховой стаж и как подсчитать страховой стаж работника, мы рассказали здесь.

Но для того, чтобы ФСС России зачел расходы на выплату пособия по больничному листу, страховой стаж работника, получившего пособие, должен быть подтвержден (ст. 16 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ).

А что значит «подтвердить стаж»?

Подтвердить страховой стаж по месту назначения и выплаты пособия – это значит представить документы, которые удостоверяют, что в определенные периоды работы человек был застрахован в системе государственного социального страхования и с его доходов в бюджет Фонда поступали платежи. Собрать эти бумаги должен сам работник (п. 20 Правил).

Но это не означает, что кадровая служба работодателя в этом вопросе должна оставаться безучастной. Практика показывает, что приходится разъяснять людям самые разные нюансы. Иногда приходится начинать с того, что такое, собственно, страховой стаж, который они (почему-то!) должны подтверждать. Ну а затем – какие документы для этого потребуются и где их раздобыть. И, наконец, проверить бумаги, принесенные работниками.

Что кладут в копилку

Прошли времена, когда сумму пособия по больничному рассчитывали в зависимости от непрерывного трудового стажа работника. Он был тем больше, чем дольше человек проработал на одном месте. Конечно, человек мог менять места работы. Но если при этом случались перерывы (более трех недель, иногда – месяца), то все наработанное пропадало. И на новом месте отсчет непрерывного трудового стажа начинался с нуля.

Страховой стаж – это принципиально новое понятие. И он прерываться не может, а может только накапливаться (ст. 16 Закона № 255-ФЗ).

Страховой стаж – это «суммарная продолжительность времени уплаты страховых взносов и (или) налогов» (ст. 3 Закона от 16 июля 1999 г. № 165-ФЗ «Об основах обязательного социального страхования»).

Кому? Разумеется, Фонду социального страхования РФ.

Кем? Работодателями – организациями и предпринимателями, которые страхуют своих сотрудников на случай наступления временной нетрудоспособности. Физическими лицами, которые могут страховать сами себя. От них в бюджет ФСС России поступают страховые платежи, начисленные с сумм облагаемых взносами доходов застрахованных лиц (ст. 17 Закона № 165-ФЗ).

За счет этих средств и выплачивают больничные пособия.

Потому законодатели увязали право человека на получение пособий с уплатой за него денег в ФСС России, а не просто с фактом занятости человека каким-либо трудом. При этом неважно, что периоды уплаты платежей могут быть разделены между собой по времени (или из-за того, что человек просто не работал, или из-за того, что в период его работы платежи в ФСС не перечислялись по закону).

Периодов работы и «иной деятельности», когда работник мог быть застрахован в системе государственного социального страхования, достаточно много. Все они имеют отношение к различным случаям занятости граждан (п. 2 Правил).

Дело рук самих застрахованных

Напомним, что шкала зависимости размера пособия от долготы страхового стажа работника та же, что и прежде. Сотрудники, страховой стаж которых составляет восемь и более лет, имеют право на пособие в размере 100 процентов среднего заработка, от пяти до восьми лет – 80 процентов среднего заработка, менее пяти лет – 60 процентов среднего заработка, менее шести месяцев – не больше МРОТ за полный календарный месяц (п. 1 ст. 7 Закона № 255-ФЗ).

Но полностью это право может быть реализовано лишь тогда, когда работник подтвердит свой стаж документально.

Сотрудники, страховой стаж которых составляет восемь и более лет, имеют право на пособие в размере 100 процентов среднего заработка, от пяти до восьми лет – 80 процентов среднего заработка, менее пяти лет – 60 процентов среднего заработка, менее шести месяцев – не больше МРОТ за полный календарный месяц (с учетом районных коэффициентов)

Наверняка в организации есть сотрудники, которые не хотят тратить время на то, чтобы раздобывать какие-то бумаги. Заметим, что, если работник отказывается подтверждать свой стаж, требовать с него документы не нужно: у работодателя такой обязанности нет.

Но человеку нужно знать, что тогда и больничный лист бухгалтер рассчитает исходя из тех данных о его страховом стаже, которыми располагает на дату наступления страхового случая. А однажды, набрав восемь лет страхового стажа, работник на всю оставшуюся жизнь обеспечит себе оплату больничных в размере 100 процентов среднего заработка.

Заметим, что всем без исключения заниматься сбором документов не нужно. Кому же из сотрудников это делать скорее всего придется?

Однажды набрав восемь лет страхового стажа, работник на всю оставшуюся жизнь обеспечит себе оплату больничных в размере 100 процентов среднего заработка

Их немало – тех, кто при желании может существенно увеличить свой страховой стаж и получить право на максимально возможный размер пособия. Это те сотрудники фирмы, кто до поступления на работу по трудовому договору (или в промежутках между работой по трудовым договорам) обеспечивал себя работой самостоятельно.

А о подтверждении своего страхового стажа могут, в основном, не беспокоиться те, кто всю жизнь работал по трудовым договорам с работодателями (подп. «а» п. 2 Правил) или состоял на государственной гражданской или муниципальной службе (подп. «б» п. 2 Правил). Потому что эти периоды подтверждают записи в их трудовых книжках.

Но если в трудовой книжке обнаружится ошибочная запись, то собирать документы, вероятно, придется.

Ее Величество Трудовая книжка

Трудовая книжка – это основной документ, который подтверждает периоды работы по трудовому договору с работодателем, а также периоды государственной гражданской или муниципальной службы, членства в Совете Федерации РФ, депутатства в Государственной Думе РФ (п. 8 Правил).

Главное требование – записи в трудовой книжке должны быть оформлены в соответствии с нормами трудового законодательства, которые действовали на день их внесения (п. 24 Правил).

Если в трудовой книжке работника, который получил пособие по больничному листу, есть ошибки, то специалисты ФСС, обнаружив их, исключат сомнительные периоды из страхового стажа работника. А значит, снизят размер пособия, принимаемый к зачету.

Поэтому лучше подстраховаться заранее. Принять «ошибочные» периоды работы сотрудника в его страховой стаж можно на основании письменных трудовых договоров, справок от бывшего работодателя или из соответствующих государственных (муниципальных) органов, выписок из приказов, лицевых счетов и ведомостей на выдачу заработной платы – одного или сразу нескольких документов. Все они должны быть оформлены в соответствии с трудовым законодательством (п. 8 Правил).

А ошибочную запись в трудовой книжке нужно признать недействительной и об этом сделать особую пометку в разделе «Сведения о работе». Подробно о том, как внести исправление в трудовую книжку, читайте на стр. ХХХ.

Особого внимания заслуживает подтверждение работы по трудовому договору у индивидуального предпринимателя.

Страхователь – предприниматель

В трудовой книжке человека не будет записи о его работе по трудовому договору у индивидуального предпринимателя, если он работал у ПБОЮЛ до 6 октября 2006 года.

Ведь до этой даты (до вступления в силу Федерального закона от 30 июня 2006 г. № 90-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации...») такие работодатели не имели права вносить в трудовые книжки записи о приеме и увольнении сотрудников. Но несмотря на это они обязаны страховать своих работников. Так, при применении общего режима налогообложения ПБОЮЛ платят ЕСН, часть которого поступает в ФСС России. При спецрежимах (УСН, ЕНВД, ЕСХН) часть единых налогов тоже поступает в ФСС России и считается платежами предпринимателя за наемных работников (ст. 2 Закона № 190-ФЗ).

Работник может представить своему новому работодателю трудовой договор, который был ранее им заключен с предпринимателем. На этом основании страховой стаж человека для оплаты пособий нужно увеличить (п. 9 Правил).

А вот самому бывшему предпринимателю, превратившемуся в наемного работника, нужно иметь в виду следующее. Он может подтвердить уплату платежей на социальное страхование самого себя (свой страховой стаж в периоды предпринимательства) документами, за которыми ему придется обратиться (п. 11 Правил):

– за период до 1 января 1991 года – в финансовые органы или архивы;

– за период с 1 января 1991 года по 31 декабря 2000 года, а также за период после 1 января 2003 года – в территориальный орган ФСС России.

Таким образом, подтвердить периоды работы по трудовому договору любому наемному работнику довольно просто. Это делается или правильными записями в трудовой книжке, или непосредственно трудовым договором с бывшим работодателем.

Подтвердить периоды работы по трудовому договору можно правильными записями в трудовой книжке или непосредственно трудовым договором

Чтобы подтвердить и зачесть в страховой стаж периоды работы, не зафиксированные в трудовой книжке и не связанные с работой по трудовому договору, документов потребуется больше.

Другая работа – другие документы

Не секрет, что в недалеком прошлом многие были вынуждены сами заботиться о себе и зарабатывать, кто как умеет. Хотя тогда мало кто думал о заключении трудовых договоров с гражданами-работодателями. И если такого договора нет, то, к сожалению, страховой стаж подтвердить будет нечем – его можно считать пропавшим.

А более предусмотрительным бывшим няням или домработницам, машинисткам или секретарям, чтобы включить в страховой стаж периоды этой работы, понадобится договор, зарегистрированный в профсоюзных органах, и документ работодателя об уплате платежей на социальное страхование за тот период (п. 10 Правил).

Частным нотариусам, детективам, охранникам, которые занимались этими видами деятельности до 1 января 2001 года и после 1 января 2003 года, тоже придется обращаться в отделения ФСС России за документом, подтверждающим уплату взносов на социальное страхование (п. 14 Правил). То же нужно сделать и адвокатам (п. 15 Правил).

Обратите внимание, что деятельность перечисленных работников (адвоката, нотариуса и др., а также и предпринимателя) за два года – с 1 января 2001 по 31 декабря 2002 года – в страховой стаж не засчитывают.

Людям, выполняющим оплачиваемую работу во время отбывания наказания в местах лишения свободы, понадобится документ соответствующего исправительного учреждения и трудовая книжка (п. 18 Правил).

Итак, принципиальный подход к составу пакета документов един – это должны быть бумаги, подтверждающие конкретную деятельность в конкретный период, и документы, подтверждающие уплату страховых платежей за этот период.

НАША СПРАВКА

Платежами на социальное страхование населения в разные годы были (п. 3 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров выплаты по больничному, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 6 февраля 2007 г. № 91):

– за период до 1 января 1991 года – взносы на государственное социальное страхование;

– за период с 1 января 1991 по 31 декабря 2000 года – страховые взносы в ФСС России;

– за период с 1 января 2001 года по настоящее время – налоги, зачисляемые в ФСС России (ЕСН, ЕНВД, ЕСХН, единый налог, уплачиваемый «упрощенцами»);

– за период после 1 января 2003 года – страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, уплачиваемые адвокатами, индивидуальными предпринимателями, физическими лицами, не признаваемыми ПБОЮЛ, в соответствии с пунктом 3 Закона № 190-ФЗ).

Требования к документам

Чтобы не было претензий со стороны ФСС России, в любом из представленных работником подтверждающих документов (кроме трудовой книжки) должны быть (п. 23 Правил):

– номер и дата выдачи;

– фамилия, имя, отчество работника. Если они не совпадают с его фамилией, именем и отчеством по паспорту или свидетельству о рождении, придется потребовать у работника свидетельство о браке или о перемене имени, справку из компетентных органов (должностных лиц) иностранных государств или решение суда (п. 26 Правил);

– число, месяц и год рождения работника;

– место работы (наименование и местонахождение бывшего работодателя);

– период работы у этого работодателя;

– должность, профессия или специальность с указанием квалификации или конкретный вид выполнявшейся работы;

– основания выдачи документа (например, приказы о приеме на работу и увольнении, лицевые счета и другие документы).

И последнее. Лучше, чтобы это были подлинники документов либо их нотариально заверенные копии.

Единожды подтвержденный…

Работодатель, которому работник принес подтверждающие страховой стаж бумаги, может сделать в его трудовой книжке запись о том, что страховой стаж на конкретную дату составляет столько-то (с указанием документов, на основании которых сделана эта запись). Это делается по аналогии с записью о восстановлении непрерывного трудового стажа (п. 23 Правил ведения и хранения трудовых книжек (постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225)).

Если такая запись в трудовой книжке сотрудника есть, то она является отправной точкой для дальнейшего накапливания его страхового стажа.

Если же такой записи нет, но сотруднику уже приходилось собирать документы, чтобы подтвердить свой стаж, то при смене работы собирать их заново по всем инстанциям не нужно. В этом случае человек имеет право обратиться к работодателю, который первым получил подтверждающие документы, за их копиями. А работодатель обязан предоставить заверенные копии в трехдневный срок, причем бесплатно (ст. 62 ТК РФ). Запись в трудовую книжку о страховом стаже можно сделать и на основании этих копий.

В любом случае сбор доказательств требует времени.

Как быть, если работник принес больничный лист на оплату, а сумма к выплате получается меньше из-за того, что он еще не подтвердил свой страховой стаж? Отказать в приеме на оплату листка нетрудоспособности нельзя. А для назначения пособия по представленному сотрудником листку нетрудоспособности предприятию отведено только 10 календарных дней (ч. 1 ст. 15 Закона № 255-ФЗ). И выдать начисленное пособие нужно в ближайший день выдачи зарплаты.

Для назначения пособия по временной нетрудоспособности, беременности и родам предприятию отведено только 10 календарных дней. Выдать начисленное работнику пособие нужно в ближайший день выдачи зарплаты

Пособие придется рассчитать, исходя из имеющихся данных о стаже работы человека по его трудовой книжке. В дальнейшем, если работник подтвердит, что его страховой стаж больше, бухгалтер должен пересчитать (доплатить) пособие. При этом нужно учесть, что работник имеет право на получение пособия в течение шести месяцев после выхода на работу по окончании больничного периода (п. 1 ст. 12 Закона № 255-ФЗ).

© "Бухгалтерия и кадры", №3, 2008