Оформление путевых листов – удел не только автотранспортных организаций. Заполнять этот документ нужно любой фирме, которая использует в своей деятельности автомобиль. Если компания хочет отнести на расходы затраты на покупку ГСМ, без путевого листа ей не обойтись. Его оформление – процесс весьма трудоемкий. Но если организация не является транспортной, его можно немного упростить. Главное знать меру!

Для чего нужен путевой лист?

Путевой лист для большинства организаций – это, прежде всего первичный документ по учету расходования топлива автомобилем. Так, если чеки подтверждают факт приобретения бензина, то путевой лист позволяет понять, сколько именно топлива было израсходовано конкретным автомобилем.

Кроме того, путевой лист – это еще и основание для расчета зарплаты водителю. Если, конечно, фирма начисляет ее по сдельным или повременным расценкам. Когда водителю установлен оклад, или сотрудник, управляющий машиной, вообще занимает другую должность (в нетранспортных организациях, как правило, так и бывает), путевой лист для начисления зарплаты не пригодится.

Впрочем, путевой лист необходим не только для документального подтверждения расходов. Он позволяет судить еще и об экономической оправданности затрат. Причем как в плане использования автомобиля для деятельности, направленной на получение дохода, так и в части обоснованности расходования ГСМ.

Кстати, чиновники считают, что путевой лист необходим еще и для того, чтобы оправдать выплату компенсации сотрудникам, использующим личные автомобили на благо компании. По мнению налоговиков и финансистов, именно этот документ позволяет подтвердить служебный характер поездок. В этой статье мы не будем касаться вопросов выплаты компенсации. Подробнее об этом вы можете прочитать в следующем номере журнала.

Типовая форма…

Как известно, к бухгалтерскому учету можно принимать те первичные документы, которые составлены по унифицированной форме. Если же типового бланка для оформления какой-либо операции не существует, организация может разработать необходимый документ сама. Такие правила установлены статьей 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». А поскольку статья 252 НК РФ позволяет включать в налоговую себестоимость расходы, «подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации», данные правила влияют и на налоговый учет.

К бухгалтерскому учету можно принимать первичные документы, составленные по унифицированной форме. Если же типового бланка не существует, организация может разработать необходимый документ сама

Что касается путевого листа, то у этого документа унифицированная форма есть. Причем для разных типов автомобилей предусмотрены свои бланки. Утверждены Они постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте». В частности, для легковых автомобилей предусмотрен путевой лист по типовой межотраслевой форме № 3.

В этом документе необходимо отражать сведения о работе автомобиля в течения дня или смены. На более длительный срок путевой лист выписывают, только если работник едет на автомобиле в командировку. Бланк должен содержать наименование организации, марку и номер автомобиля. Здесь нужно также указывать, кто управляет автомобилем, и приводить реквизиты водительского удостоверения этого сотрудника.

В путевом листе нужно фиксировать время выезда и возвращения и данные, которые показывал в этот момент спидометр. Эти сведения должны заверять своей подписью диспетчер-нарядчик и механик.

Отдельный раздел путевого листа предназначен для учета движения горючего. Тут нужно указать, сколько литров бензина было в баке при выезде и возвращении, сколько было заправлено и израсходовано во время поездки. Помимо этих фактических данных, в бланке предусмотрены строки для отражения норматива потребления топлива и количества сэкономленного или перерасходованного горючего. Пример заполнения лицевой стороны типовой формы путевого листа приведен на стр. ХХ.

Сразу оговоримся: в Налоговом кодексе речь о каком-либо лимитировании затрат на топливо не идет. Но организациям лучше все же использовать некие нормативы.

И уж если не утвержденные Минтрансом России (на чем настаивает Минфин России), так хотя бы самостоятельно разработанные. Для налоговиков это будет свидетельством того, что компания действительно контролирует расход топлива, и, возможно, позволит избежать лишних вопросов при проверке.

© "Бухгалтерия и кадры", №7, 2008