Оплачивать использование личного имущества сотрудника в служебных целях можно по-разному. Есть два распространенных способа – оформить с ним договор аренды и выплачивать ему компенсацию в рамках трудового договора. Оба способа применяются одинаково широко. Но порядок оформления, учет и налогообложение у них разные.

Зачастую для компании намного выгоднее и удобнее воспользоваться имуществом, принадлежащим сотруднику, чем приобретать его в собственность (кроме автомобиля, это может быть мобильный телефон, факс, компьютерная техника и др.). Если, конечно, человек согласен. Но ведь и для сотрудника подобное соглашение с работодателем является возмездным, а значит материально привлекательным. Выплачивать сотруднику вознаграждение законодательство разрешает. Это можно делать в рамках договора аренды и в рамках трудового договора с сотрудником.

Аренда личного имущества сотрудника

По договору аренды арендодатель обязуется предоставить арендатору имущество за плату во временное пользование (ст. 606 ГК РФ).

Документы

Одно из условий действительности договора аренды – это документальное подтверждение факта собственности имущества (п. 2 ст. 611 ГК РФ). Имущество сдается в аренду вместе со всеми его принадлежностями и относящимися к нему документами (техническим паспортом, сертификатом качества и т. п.), если иное не предусмотрено договором. Естественно, если эти документы у работника есть, то их следует приложить к договору. Если же их нет, то при составлении договора аренды необходимо отдельным пунктом прописать, что передача подтверждающей приобретение имущества документации в данном случае не предусматривается.

В договоре нужно подробно расписать характеристики имущества и указать стоимость, по которой сотрудник-арендодатель оценил свой объект.

При заключении договора аренды необходимо составить акт приема-передачи имущества от сотрудника к работодателю. При его окончании или расторжении следует составить документ обратного содержания, подтверждающий переход права собственности от организации к работнику.

Учет

Арендованное имущество в бухгалтерском учете следует учитывать на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства».

В рамках договора аренды работодатель-арендатор обязан оплачивать все расходы по содержанию и текущему ремонту арендованного имущества (п. 2 ст. 616 ГК РФ). Эти расходы формируют расходы по обычным видам деятельности и включаются в себестоимость проданных товаров, продукции, работ, услуг (п. 5, 7, 9 ПБУ 10/99).

А арендные платежи отражают в бухгалтерском учете по дебету счетов учета расходов или счета 44 «Расходы на продажу» (если это предприятие торговли) в корреспонденции с кредитом счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Пример 1

Организация арендует у сотрудника компьютер, оцененный в соответствии с документами на его приобретение в 30 000 руб. В договоре аренды предусмотрена ежемесячная арендная плата в сумме 1000 руб. В июле организация оплатила ремонт компьютера в сумме 590 руб., в том числе НДС.

В учете организации сделаны следующие бухгалтерские проводки.

В момент принятия на учет арендованного компьютера:

ДЕБЕТ 001

– 30 000 руб. – принят на забалансовый счет компьютер.

Ежемесячно:

ДЕБЕТ 26 «Общехозяйственные расходы»    КРЕДИТ 73

– 1000 руб. – начислена арендная плата за использование компьютера сотрудника.

В июле:

ДЕБЕТ 26 «Общехозяйственные расходы»    КРЕДИТ 73

– 1000 руб. – начислена арендная плата за использование компьютера сотрудника;

ДЕБЕТ 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»    КРЕДИТ 51 «Расчетный счет»

– 590 руб. – оплачен счет за ремонт компьютера;

ДЕБЕТ 26    КРЕДИТ 60

– 500 руб. – отражена в расходах стоимость ремонта компьютера;

ДЕБЕТ 19 «НДС по приобретенным ценностям»    КРЕДИТ 60

– 90 руб. (590 руб. Х 18% : 118%) – отражена сумма НДС, перечисленная поставщику.

Налог на прибыль

Сумму арендной платы можно учесть в целях налогообложения прибыли на основании подпункта 10 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Платежи за арендуемое имущество относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.

Расходы по содержанию арендованного имущества также признаются в целях налогообложения прибыли, поскольку поддержание объекта аренды в исправном состоянии в соответствии с законодательством является непосредственной обязанностью арендатора и главной особенностью договора аренды (п. 2 ст. 616 ГК РФ).

К расходам в целях налога на прибыль, исходя из условий примера 1, организация может относить ежемесячно 1000 рублей, а в июле сумма налоговых расходов составит 1500 руб. (1000 + 500).

НДФЛ

Доходы, полученные сотрудником от сдачи в аренду своего имущества, облагаются налогом на доходы физических лиц. Об этом прямо сказано в подпункте 4 пункта 1 статьи 208 и в пункте 1 статьи 209 Налогового кодекса РФ.

Организация при этом является налоговым агентом и обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет сумму налога (п. 1 ст. 226 НК РФ). Расчет НДФЛ производят по налоговой ставке 13 процентов, если сотрудник является налоговым резидентом, или 30 процентов, если он резидентом не является (ст. 224 НК РФ). Удержать начисленную сумму налога следует непосредственно из доходов работника при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Пример 2

Воспользуемся условиями примера 1.

Предположим, что сотрудник-арендодатель является налоговым резидентом.

Ежемесячно в отношении НДФЛ с арендной платы, выплачиваемой сотруднику, бухгалтер должен делать такие проводки:

ДЕБЕТ 73    КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

– 130 руб. (1000 руб. Х 13%) – удержана сумма НДФЛ с арендной платы, причитающейся сотруднику;

ДЕБЕТ 73    КРЕДИТ 50 «Касса» (51)

– 870 руб. (1000 – 130) – выплачена арендная плата работнику за вычетом суммы НДФЛ.

ЕСН, взносы в ПФР и «по травме»

Единый социальный налог и страховые взносы в Пенсионный фонд РФ с суммы арендной платы, причитающейся сотруднику, организация начислять не должна. Этот вывод можно сделать на основании пункта 1 статьи 236 НК РФ, где сказано, что объектом налогообложения признают выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ и оказание услуг. Получаемая сотрудником арендная плата выплачивается не по трудовому договору и не является платой за труд, а следовательно, ЕСН и взносами в ПФР не облагается.

Не нужно начислять и взносы «на травматизм» (п. 22 перечня выплат, на которые не начисляются взносы в ФСС России, утвержденного постановлением Правительства РФ от 7 июля 1999 г. № 765).

Главное –  не переусердствовать

Договор аренды привлекателен тем, что предприятие может арендовать у работников любое имущество. Заметим, что с помощью таких договоров можно экономить на большинстве зарплатных налогов и увеличивать налоговые расходы. Однако не следует забывать о том, что основным условием признания расходов при расчете налога на прибыль является их производственная необходимость и экономическая обоснованность (п. 1 ст. 252 НК РФ).

А слишком большое количество в организации таких договоров непременно привлечет внимание контролеров. Разумеется, они захотят увидеть и само это имущество. Поэтому нужно, чтобы арендуемый объект оказался в нужное время в нужном месте.

Компенсация

Другим широко распространенным способом оформить взаимоотношения работника и организации об использовании в производственных целях принадлежащего ему имущества (а также и сэкономить на зарплатных налогах) является компенсация стоимости (износа, амортизации) и расходов, понесенных им в связи с эксплуатацией данного имущества.

Статья 188 Трудового кодекса РФ предписывает делать это. А природа данной выплаты предусматривает, что за ее счет работник самостоятельно несет все расходы по содержанию имущества, за которое получает компенсацию (ремонт, страховка и т. д.).

Соглашение с сотрудником о выплате компенсации

Специальной формы договора об использовании имущества сотрудника с условием выплаты ему компенсации законодательством не предусмотрено. Однако в статье 188 Трудового кодекса РФ говорится, что размер такой компенсации определяют соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Поэтому уместно отразить взаимоотношения работника и работодателя в трудовом договоре, если при его заключении уже известно, что личное имущество работника будет использоваться в производственных целях. Если же подобная ситуация возникла неожиданно, то тогда нужно внести изменения в трудовой договор, подписав с сотрудником дополнительное соглашение.

ОТ РЕДАКЦИИ

Внести в трудовой договор сотрудника условие о выплате компенсации за использование его личного имущества в производственных целях нужно обязательно. Лишь подробное отражение всех условий ее выплаты (сроки, суммы) в трудовом договоре позволит организации учесть эту трату при расчете налога на прибыль (в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ)). Об этом сказано в письме Минфина России от 15 августа 2005 г. № 03-03-02/61.

Как правило, компенсацию выплачивают вместе с заработной платой на основании приказа руководителя организации. Этот документ можно составить следующим образом.

ООО «Мечта»

Приказ № 125-К

От 1 июня 2008 года

г. Москва

На основании статьи 188 Трудового кодекса РФ ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Установить Скворцову Вячеславу Петровичу ежемесячную компенсацию за использование его личного принтера в служебных целях в размере 1000 (Одна тысяча) рублей.

2. Выплачивать Скворцову В.П. компенсацию начиная с 1 июня 2008 года

Основание: дополнительное соглашение от 1 июня 2008 г. № 1 к трудовому договору от 15 июня 2007 г. № 55.

Генеральный директор  Рязанова    О.Г. Рязанова

ООО «Мечта»

С приказом ознакомлен:

Скворцов                            В.П. Скворцов

(личная подпись)

«01» июня 2008 г.

Учет

В бухгалтерском учете расходы по выплате компенсации за использование личного имущества в служебных целях являются расходами по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99).

Расходы по начислению компенсации за использование личного имущества в производственных целях отражаются по дебету счетов учета затрат в корреспонденции с кредитом счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Размер таких компенсационных выплат Трудовой кодекс не ограничивает. Но Налоговый кодекс РФ связывает порядок начисления многих налогов на такие выплаты с «установленными нормами». Поэтому суммы могут быть любыми (разумными, конечно!), но при единственном условии – отражении в трудовом договоре. Это и можно считать установленной нормой.

Налоги

Итак, сумма компенсации за использование личного имущества работника в служебных целях в пределах норм при расчете налога на прибыль учитывается в составе расходов на оплату труда (п. 3 ст. 255 НК РФ). Зарплатными налогами она не облагается.

Иначе дело обстоит, если сумма фактической выплаты такой компенсации превысит сумму, оговоренную в трудовом договоре. Сумма превышения не войдет в налоговую базу по налогу на прибыль, с нее нужно будет удержать НДФЛ, начислить на нее взносы «на травматизм». Не нужно только начислять ЕСН и пенсионные взносы, поскольку эта сумма не формирует «прибыльную» базу (п. 3 ст. 236 НК РФ).

Для удобства сведем эти нормы в таблицу:

Налоги	Компенсация в пределах норм: «+» – облагается, «–» – не облагается	Основание	Компенсация сверх норм: «+» – облагается, «–» – не облагается	Основание
НДФЛ	–	Пункт 3 статьи 217 НК РФ	+	Пункт 3 статьи 217 НК РФ
ЕСН и взносы в ПФР	–	Подпункт 2 пункта 1 статьи 238 НК РФ	–	Пункт 3 статьи 236 НК РФ
Взносы в ФСС России на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний	–	Пункт 10 Перечня, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС России (утв. постановлением Правительства РФ от 7 июля 1999 г. № 765)	+	Пункт 10 Перечня, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС России (утв. постановлением Правительства РФ от 7 июля 1999 г. № 765)

А теперь проиллюстрируем ситуацию на примере.

Пример 3

ООО «Мечта» с 1 июня 2008 года установило сотруднику – налоговому резиденту В.П. Скворцову компенсацию за использование его принтера. Размер компенсации установлен в трудовом договоре в размере 1000 руб. в месяц. Процент отчислений организации в ФСС России на обязательное страхование от несчастных случаев составляет 0,2 процента.

В июле 2008 года в период отчетной кампании принтер Скворцова использовали с повышенной нагрузкой. Поэтому в этом месяце директор выплатил работнику компенсацию в большем размере – 3000 руб., не внеся изменений в трудовой договор.

Оклад Скворцова составляет 10 000 руб. в месяц. Права на стандартные налоговые вычеты он не имеет.

При расчете налоговой базы по НДФЛ сотрудника за июль бухгалтер исключил из его налогооблагаемого дохода 1000 руб. – сумму компенсации за использование в служебных целях личного имущества, предусмотренную договором.

НДФЛ удержан с двух сумм: 10 000 руб. и 2000 руб. (3000 – 1000).

Сумма налога составляет соответственно: 1300 руб. (10 000 руб. Х 13%) и 260 руб. (2000 руб. Х 13%).

На руки сотрудник получит:

– зарплату в сумме 8700 руб. ((10 000 – 1300);

– компенсацию в сумме 2740 руб. (3000 – 260).

В налоговую базу по ЕСН и пенсионным взносам входит доход работника в размере 10 000 руб. А в расчетную базу по взносам «на травматизм» включается 12 000 руб. (10 000 + 3000 – 1000).

В налоговых расходах на оплату труда за месяц можно учесть 11 000 руб. (10 000 + 1000).

Организация работает на общей системе налогообложения и применяет ПБУ 18/02. На превышение компенсации над установленной суммой в размере 2000 руб. (3000 – 1000) бухгалтер начислил постоянное налоговое обязательство в размере 480 руб. (2000 руб. Х 24%).

Таким образом, в июле 2008 года бухгалтер «Мечты» сделал проводки в отношении выплат Скворцову:

ДЕБЕТ 20 «Основное производство»    КРЕДИТ 70 «Расчеты по оплате труда»

– 10 000 руб. – начислена зарплата за июль;

ДЕБЕТ 20    КРЕДИТ 73

– 3000 руб. – начислена компенсация за использование личного имущества;

ДЕБЕТ 70    КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

– 1300 руб. – удержан НДФЛ с зарплаты работника;

ДЕБЕТ 73    КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

– 260 руб. – удержан НДФЛ с компенсации за использование личного имущества;

ДЕБЕТ 20    КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты по ЕСН»

– 2600 руб. (10 000 руб. Х 26%) – начислен ЕСН в федеральный бюджет, в ФСС России, в ТФОМС, в ФФОМС;

ДЕБЕТ 69 «Расчеты по ЕСН, зачисляемому в федеральный бюджет»    КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ПФР»

– 1400 руб. (10 000 руб. Х 14%) – отражен налоговый вычет (начислены взносы в ПФР);

ДЕБЕТ 20    КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС России по страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»

– 24 руб. (12 000 руб. Х 0,2%) – начислены страховые взносы «на травматизм»;

ДЕБЕТ 99    КРЕДИТ 68 «Расчеты по налогу на прибыль»

– 480 руб. – начислено постоянное налоговое обязательство на сумму компенсации, выплаченную сверх норм.

В день выплаты зарплаты:

ДЕБЕТ 70    КРЕДИТ 50

– 8700 руб. – выплачена зарплата работнику;

ДЕБЕТ 76    КРЕДИТ 50

– 2740 руб. – выплачена компенсация работнику.

© "Бухгалтерия и кадры" [2], №8, 2008