Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек устанавливаются Правительством РФ. Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. С 2006 года обязанность по ведению трудовых книжек есть у индивидуального предпринимателя. До 2006 года ИП не заполняли трудовые книжки работников.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. По желанию работника в трудовую книжку по месту основной работы вносятся сведения о работе по совместительству на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.